Gratis workshop online vergaderen vanuit je buik

Loop jij leeg op al die online meets? Mis je spontane koffiemomenten? Dan ben je niet de enige. Toch kan een online meet wel degelijk energie geven en tot hele mooie dingen leiden. Maar dat gaat niet vanzelf. Wil je leren meer verbonden en afgestemd online te vergaderen?

Samen met Rozemarijn Kats heb ik een een workshop ontwikkeld waarin je ervaart hoe je meer verbonden online kunt vergaderen. Met deze inzichten kun je vervolgens zelfstandig en concreet aan de slag in je eigen online bijeenkomsten. Om met meer energie en plezier effectief via een scherm te vergaderen!

Interesse? Lees dan verder en schrijf je in voor de gratis workshop ‘online vergaderen vanuit je buik’!

Keerzijde van veel online vergaderen

Veel kenniswerkers werken door de Coronacrisis meer thuis. Dit scheelt reistijd en files. Je bent ook flexibeler om je eigen tijd in te delen. De keerzijde hiervan is dat we (heel) veel achter het scherm moeten zitten, wat velen steeds meer begint tegen te staan. De negatieve gevolgen van veel thuiswerken en vrijwel alleen online samenwerken worden steeds zichtbaarder.

Ik klap mijn laptop dicht met een zucht. Het is vijf uur ’s middags en de hele dag door ben ik van online vergadering naar online vergadering gegaan. Mijn hoofd is leeg en vol te gelijk en ik ben moe. Nu na een paar maanden online vergaderd te hebben, is het nog steeds lastig om op afstand van elkaar een gevoel te krijgen wat mensen nu echt willen of bedoelen. Collega’s zeggen soms ja en bedoelen nee. Het lijkt wel of meningen meer en harder worden geuit nu we niet meer bij elkaar in één ruimte zitten.

Rozemarijn Kats

Gemis aan informeel bijpraten en ontmoeten

Online mis je het fysiek bij elkaar zijn, even elkaar aankijken waardoor je beter in verbinding met elkaar bent. Alles is taakgericht, met een focus op de inhoud. De informele momenten voorafgaand aan een vergadering of spontaan bij het koffieautomaat zijn er niet meer. En dat is bijna niet vol te houden zoals ook in dit artikel in NRC van 24 oktober jl. te lezen valt.

Veel issues spelen ook bij offline vergaderen

We lopen nu vaak aan tegen issues die ook voor het Corona tijdperk aan de orde waren. Voor het Corona tijdperk werd immers ook vaak geklaagd over het vele, ineffectieve vergaderingen. Denk aan:

  • veel praten, meningen geven maar weinig echt luisteren.
  • deelnemers die heel dominant en aanwezig zijn en anderen die stil zijn zijn en afhaken
  • deelnemers zijn met hele andere activiteiten bezig waardoor volledige afstemming wordt verloren.

Deelnemers zijn niet echt afgestemd of aanwezig, en daarmee niet echt in contact of verbinding met elkaar. Gevolg: ze voelen zich vaak niet gezien en gehoord en de effectiviteit van een vergadering is zeer laag. Het wordt vaak meer een ritueel dan dat het bijdraagt aan de intentie van dingen afstemmen, uitwisselen of co-creëren.

Online vergroot problemen offline meets uit

Veel online ontmoeten vergroot de problemen, ze worden pregnanter. Voor veel deelnemers kosten de bijeenkomsten dan ook veel energie (en verlangen ze naar het einde). En de effectiviteit is vaak laag (zeker als je eerlijk bent naar elkaar toe). Online vergaderen vergroot de problemen uit, bijvoorbeeld omdat:

  • je ongezien makkelijker andere dingen tegelijk kunt doen en minder aanwezig bent
  • de taakgerichte focus van bijeenkomsten weinig ruimte biedt voor informeel bijpraten en creativiteit of nieuwe ideeën
  • je vaak meer en kortere overleggen hebt waarbij je veel moet schakelen tussen onderwerpen en makkelijk het overzicht kwijt raakt
  • deelnemers meer durven te zeggen omdat ze niet bij elkaar in één ruimte zitten. Daardoor worden vergaderingen soms harder en is er minder synergie tussen de mensen.

Discussies over thuiswerken doen me sterk denken aan de Taskforce MobiliteitsManagement (TFMM, later Slim Werken Slim Reizen) waar ik secretaris van was. Onder leiding van Lodewijk de Waal hebben we vanaf 2008 enkele jaren spitsmijdend reizen en flexibel werken gestimuleerd en de term “Het Nieuwe Werken‘ op de agenda gezet. Ook toen was de neiging alleen oog te hebben voor de harde kant (Bricks, Bites) van flexibel werken en de zachte kant (Behaviour) te verontachtzamen.

Lars Lutje Schipholt

Meer lezen over TFMM? Klik dan op bijvoorbeeld deze of deze link.

De oplossing: online vergaderen vanuit je buik

Is er niet een manier om online meer verbinding te hebben met elkaar? Een manier om minder leeg te lopen op al dat online veranderen en ’s avonds nog met energie andere dingen te kunnen doen dan werk? Het antwoord is ja, dat kan. En weet je wat het mooie is, daar heb je ook wat aan bij offline, live ontmoetingen!

De sleutel is je bewust te worden van welke behoefte jij en andere deelnemers aan een bijeenkomst hebben en online meer vanuit je buik te vergaderen. In onze online workshop leer je hoe je in een online meet niet alleen rationeel, taakgericht maar ook meer emotioneel en gevoelsmatig contact of verbinding maakt. Zodat je ook met energie en plezier effectief via een scherm vergadert!

Ik heb gemerkt dat wanneer ik de ruimte van een meeting bewaak, dat de vergaderingen “zachter” verlopen. Er wordt meer gericht op wat we gemeenschappelijk zouden kunnen doen.

Rozemarijn Kats

Wat kan de workshop je opleveren?

Door deelname aan onze workshop ga je ervaren hoe je meer verbonden online kunt vergaderen. Met deze inzichten kun je vervolgens zelfstandig en concreet aan de slag in je eigen online bijeenkomsten. Om met meer energie en plezier effectief online te vergaderen! Je ervaart en krijgt zicht op:

  • wat er bij bijeenkomsten speelt in de onderstroom en hoe je hiermee kunt omgaan
  • onderliggende behoeftes en hoe je deze bevolen water kunt krijgen en hierop kunt inspelen
  • patronen en gewoontes die afbreuk doen aan de kwaliteit van een bijeenkomst en hoe je deze kunt doorbreken
  • hoe je de wijsheid van het voelen van je hart en buik kunt inzetten.

Praktisch

  • Datum
    • maandag 30 november 2020, 15.00 – 17.00 uur
    • vrijdag 15 januari 2021 10.00 – 12.00 uur
  • Kosten workshop: gratis bij aanmelding van te voren
  • Meld je aan via dit formulier.

Rozemarijn Kats & Lars Lutje Schipholt

ps. we geven deze workshop ook aan teams binnen organisaties. Neem voor meer info contact met ons op.